Sejauh komuniti era digital pergi, tiada sesiapa berkongsi e-mel yang baik dan lama. Semua orang mengambil bahagian dalam e-mel. Malah, menurut data yang dikumpulkan oleh The Radicati Group, sebuah firma penyelidikan pasaran yang berpusatkan teknologi, kami secara kolektif memadamkan hampir 270 bilion e-mel setiap hari . Menulis e-mel adalah seperti yang dilabelkan dalam sebahagian daripada kehidupan seharian, seperti berjalan dan bercakap dan bernafas, sepatutnya menjadi sifat kedua untuk semua orang sekarang. Dengan kata lain, tidak ada alasan untuk membuat e-mel secara salah.
Namun begitu, banyak e-mel yang penuh dengan kesalahan. (Saya telah bertaruh bahawa, daripada 270 bilion itu, 26000000000 yang jatuh ke dalam kategori ini.) Barisan subjek yang meek, salam tidak jujur, pilihan fon yang tidak disarankan-oh, dan bahkan tidak dapat saya memulakan ruang ganda ( atau tanda hujung berganda). Ya, ada banyak perkara yang boleh dikalahkan dalam proses penulisan e-mel. Di sini, anda akan mendapati pesalah yang paling kerap dan belajar bagaimana untuk membetulkannya juga. Di mana tidak ada alasan sebelum ini, tidak ada alasan lagi sekarang. Dan untuk nasihat kehidupan yang lebih menakjubkan, belajar 25 Cara Genius untuk Menakluk Burnout Pejabat.
1 Anda mendaftar dengan apa-apa tetapi "terbaik".
Shutterstock
Yang ikhlas . Terima kasih . Semua yang terbaik . Atau semata-mata tidak ada apa-apa. Terdapat banyak daftar masuk e-mel untuk dipilih. Tetapi dengan menggunakan banyak yang biasa, seperti empat, anda berisiko datang sebagai terlalu formal, terlalu sejuk, terlalu palsu-ikhlas, atau terlalu menyendiri (masing-masing). Mainkan selamat dengan melekat pada Best masa yang diuji. Menurut Patricia Napier-Fitzpatrick, ia berfungsi untuk setiap situasi dan setiap situasi, dan tepat di tengah-tengah gambarajah Venn formal-tidak resmi. Pendek kata, ini adalah pertaruhan terbaik anda.
2 Anda menggunakan perkataan lisan dalam rantai.
Sebaik sahaja perbualan sedang dijalankan, tidak perlu untuk hi atau sayang atau terima kasih atau terbaik . (Keraguan, jadi jika anda bekerja di pejabat rapat, di mana perbualan adalah lebih daripada sekadar keperluan air yang sejuk.) Gunting dan valedictions hanya kekacauan e-mel anda dan mengganggu aliran perbualan. Mulakan setiap rantai dengan mereka, pasti, tetapi parit mereka secepat mungkin.
3 Anda akan menghitung jumlah perkataan.
Shutterstock
Mengikut kajian 40 juta e-mel perniagaan, yang dijalankan oleh orang-orang di Boomerang, aplikasi produktiviti, terdapat panjang yang sempurna untuk e-mel jualan. Untuk keberkesanan maksimum, pastikan e-mel anda tidak lebih pendek daripada 50 perkataan dan tidak lebih daripada 125. (Ya, termasuk empat hingga enam perkataan yang anda gunakan untuk hi dan s.) Dan untuk lebih banyak cara untuk menguasai seni elektronik mesej, pelajari 17 Hacks Email Genius yang Akan Meningkatkan Hidup Anda.
4 Anda berlipat ganda.
Shutterstock
Agar diri anda sendiri, letakkan dua ruang pada setiap akhir ayat. Latihan dua-ruang-amalan anda hanya akan melihat hari-hari ini dalam e-mel daripada peguam, doktor, dan datuk nenek anda-berasal sebagai mandat yang menaip pada abad ke-19. Kembali pada masa itu, dakwat dapat memecahkan, dan tempoh mungkin tidak dapat dilakukan pada akhir cetakan akhir. Ruang tambahan berfungsi sebagai bantalan kejelasan, jadi untuk bercakap, untuk memastikan pembaca tahu, dengan pasti, bahawa hukuman telah berakhir.
Masa digital-fungsional tidak memerlukan ruang ganda. Malah, rumah penerbitan, akhbar, dan majalah menerbitkan amalan double-spacing kembali pada tahun 1940 - an , selepas kedatangan Eksekutif Mesin IBM, sebuah mesin tik tingkat atas. Orang ramai, ia adalah 2018. Anda sepatutnya melepaskan ayat-ayat anda seperti. Ini.
Tidak. Suka. Ini.
5 Anda double hyphening.
Shutterstock
Em-dash (salah satu daripada ini: -) adalah perkara yang anda cuba buat. Tekan butang shift, alt, dan sempang (satu ini: -) pada masa yang sama.
6 Anda menggunakan tandatangan mudah alih salah.
Sesungguhnya anda telah melihat beberapa tandatangan e-mel yang pantas, yang kebanyakannya cenderung datang dari orang ramai yang sentiasa bekerja. ("Dihantar dari telefon bimbit. Harap maafkan tpyos, " adalah klasik.) Jangan membuat perangkap yang sama. Sekiranya anda melepaskan e-mel dari jalan, katakanlah itu secara literal. Menurut Ben Dattner, seorang jurulatih eksekutif, tandatangan e-mel mudah alih terbaik yang anda boleh semudah seperti: "Dihantar dari jalan raya." Ia jelas, berkesan, dan bahkan datang dengan bonus tambahan untuk membangkitkan suasana kerohanian Kerouac.
7 Anda menyalin salah.
Shutterstock
Jika anda menyalin teks dari sumber luaran-dokumen Word atau spreadsheet Excel, katakan-anda mahu menghapuskan pemformatan sebelum memukul hantar . Jika tidak, teks anda akan muncul dalam peti masuk penerima semuanya digemari. Untuk mengosongkan pemformatan, jika anda salah satu dari berbilion pengguna Gmail, sorot teks yang anda perlukan untuk digosok dan tekan kotak "TX" yang kecil. Anda akan mendapati bahawa di sebelah kanan bar alat pilihan pemformatan. (Itulah butang yang kelihatan seperti ini: A. )
8 Anda pasti menulis OOO mesej yang salah.
Sebagai Jane Scudder, seorang profesor di sekolah perniagaan di Loyala University, Chicago, menasihati, terdapat satu dan satu-satunya format untuk diikuti apabila anda merangka mesej luar pejabat:
Terima kasih atas emel anda. Saya OOO dari Selasa, 12 Jun hingga Jumaat, 15 Jun tanpa akses ke e-mel. Jika ini penting, sila hubungi di. Jika tidak, saya akan membalas semua mesej apabila saya kembali .
Untuk butiran tahap nitpick, seperti sama ada untuk menamatkan mesej pada hari terakhir anda atau hari pertama anda kembali-atau sama ada memasukkan nombor telefon tidak-hanya merujuk panduan kami secara terang-terangan juga komprehensif mengenai perkara itu.
9 Anda mengacaukan lampiran.
Shutterstock
Jangan seret dan lepas lampiran imej ke dalam e-mel. Semasa proses ini, anda boleh dimensi imej atau saiz fail, bermakna penerima anda boleh menerima versi foto yang lebih rendah (jelek dan pixelated) gambar. Sebaliknya, teruskan diri anda ke ikon klip kertas dalam e-mel anda, dan cari dan muat naik fail itu dengan cara itu.
10 Anda tidak melakukan hyperlink.
Melontar URL secara serentak ke dalam badan e-mel adalah hodoh, rumit, dan, di atas semua, mudah untuk diperbaiki. Cukup serlahkan teks yang anda mahu hyperlink, tekan command-K, dan paste URL ke dalam bidang yang muncul. Kemudian, teks anda akan kelihatan seperti ini.
11 Anda menggunakan terlalu banyak tempoh.
Bahasa berkembang dari masa ke masa-tetapi saya bukan sahaja merujuk kepada kata-kata yang mempunyai makna berganda, atau ungkapan sementara yang telah hilang dalam sejarah. Perubahan tanda baca terlalu. Ambil tempoh, contohnya. Selama berabad-abad, ia menandakan bahawa hukuman selesai, dan tidak ada lagi. Ia tidak mempunyai apa-apa bahan atau emosi di luar itu.
Tetapi pada hari ini, sebagai penyelidik di kedua-dua Universiti Binghamton dan Rutgers telah mencatatkan, mengakhiri hukuman dalam suatu tempoh boleh terlepas sebagai, paling tidak, atau paling teruk, marah. (Walaupun anda tidak memerlukan sains untuk memberitahu anda bahawa setiap "Baiklah." Atau "Tidak." Anda menerima terasa seperti tidur.) Oleh itu, melainkan jika ia adalah e-mel rasmi, tolakkan penggunaan tempoh anda. Gunakan punctuation-em-sash, elips, koma, titik, dan titik koma yang kurang keras-untuk menyusun pemikiran anda.
12 Anda melakukan garis subjek yang salah.
Shutterstock
Kebanyakan peti masuk e-mel desktop memotong paparan baris subjek pada 60 aksara. Walau bagaimanapun, pada telefon pintar, pameran itu dipotong pada kiraan aksara serendah 25, bergantung pada peranti. (Skrin yang lebih besar, seperti yang ada pada iPhone 8 Plus, akan menunjukkan sehingga 30 aksara.) Untuk memastikan keseluruhan baris subjek dibaca, pastikan perkara-perkara yang pendek dan manis. Oh, dan jangan lupa untuk mengisinya. Beberapa perkara yang lebih berhati-hati daripada menerima e-mel "(tiada subjek)" dari orang asing.
13 Anda menggunakan font yang salah.
Shutterstock
Helvetica adalah cetek. Times New Roman adalah angkuh. Comic Sans adalah….just, no. Apabila merancang e-mel, tetap asas: Sans Serif. Ia tidak cekap dan mudah dibaca. Selain itu, fon menjadikan setiap penyemak imbas web, jadi mesej anda akan dihantar seperti yang dimaksudkan, dengan semua stylization font utuh (huruf miring, berani, menggariskan hal semacam itu), kepada penerima anda.
14 Anda memajukan segalanya menjadi satu perenggan.
Shutterstock
Mengumpuk semua teks anda bersama-sama adalah hodoh dan, bergantung kepada berapa banyak yang anda katakan, tidak teratur-hingga ke tahap yang mengelirukan. Ikuti peraturan ini: setiap perenggan harus mempunyai satu titik, dan setiap titik patut perenggannya sendiri (walaupun hanya satu ayat). Pecahkan teks anda dengan sewajarnya.
15 Anda membuat kesilapan tipikal.
Anda lebih baik daripada itu.
Ari Notis Ari adalah editor kanan, yang mengkhususkan diri dalam berita dan budaya.