Menurut kajian oleh Workfront, penyedia pengurusan berasaskan awan, purata pekerja AS mempunyai 199 e-mel yang belum dibaca atau tidak dibuka dalam peti masuk mereka pada bila-bila masa. Jika angka itu berbunyi tinggi, bernasib baik, dan jika kedengarannya rendah, mungkin sudah waktunya untuk memberikan gaya pemulihan anda secara menyeluruh. Lebih penting lagi, ia tidak perlu seperti ini. Walaupun e-mel kini telah menjadi sinonim dengan sesuatu yang sangat menggembirakan, memakan masa dan membosankan, ia tidak terlalu lewat untuk memenuhi pengebilannya sebagai cara yang cepat, mudah dan tidak menyakitkan untuk berkomunikasi satu sama lain.
Kunci untuk menguruskan peti masuk anda-bersama-sama dengan kewaspadaan-adalah mengetahui cara perdagangan. Hakikatnya, terdapat satu set alat lengkap dari semua jenis yang telah dibangunkan selama bertahun-tahun oleh penghidap e-mel yang sama yang hanya berusaha melawan jalan keluar dari bawah surat yang belum dibaca mereka. Tetapi sebelum anda dapat memanfaatkan helah ini-menjadi tali pinggang hitam kotak masuk-anda perlu belajar apa yang mereka ada. Oleh itu, tanpa mengetepikan lagi, kami telah mengumpulkan 17 helah yang paling bagus, tidak masuk akal, dan sangat diperlukan untuk membantu menangani wilds peti masuk anda sekali dan untuk semua.
1 Mainkan Permainan E-mel.
Shutterstock
Permainan E-mel adalah permainan dalam talian yang-selepas masuk ke akaun e-mel anda -menguruskan menguruskan peti masuk peti masuk anda. Ia pada asasnya berpacu melalui e-mel anda, meminta anda mengambil tindakan pada setiap peserta sebagai klik pemasa, menjaringkan skor berdasarkan berapa banyak e-mel yang anda balas dengan serta-merta berbanding meletakkannya kemudian. Walaupun permainan boleh dijeda, membiarkan anda sampai ke e-mel anda dengan cara yang lebih tenang, itu adalah cara yang bagus untuk meletakkan sedikit keseronokan-dan persaingan-ke dalam tugas yang kering.
2 Menyelaraskan dengan Sortd.
Shutterstock
Pernahkah akaun e-mel anda lebih bijak? Nah, Sortd semacam itu. Sebagai tambahan untuk meletakkan akaun e-mel anda dalam laman web yang lebih mesra mata, ia juga termasuk ciri-ciri yang membantu anda untuk tetap berada di atas beban kerja anda. Ini termasuk peringatan, widget yang membantu menyelaraskan senarai tugasan anda, dan juga ciri penjejakan yang membolehkan anda melihat apabila mesej anda telah dibuka. Ia juga membolehkan anda untuk berkongsi dalam kumpulan dengan mudah, membuat projek pasukan lebih cair.
3 Mengintegrasikan alamat e-mel anda.
Shutterstock
Sebagai contoh, pernah mahu mempelbagaikan akaun e-mel-membuat sosial, perniagaan, dan akaun peribadi-tetapi bimbang yang berbuat demikian akan menjadikan peralihan di antara mereka satu lagi tugas mengecewakan untuk menangani? Kamu tidak keseorangan. Untungnya, Shift, aplikasi yang boleh dimuat turun secara percuma, membolehkan anda mengintegrasikan semua alamat e-mel anda ke dalam satu tetingkap yang rapi, mudah pada mata, membuat bertukar antara mereka semudah klik pad jejak anda. Sebagai bonus, ia juga mengintegrasikan fungsi carian, yang bermakna anda boleh melihat seluruh komunikasi oeuvre anda sekaligus-terutama berguna untuk komunikasi yang berada di sempadan perniagaan dan peribadi.
4 Ditch sign-off.
Shutterstock
Pada hari-hari awal e-mel, borang itu diperlakukan seperti surat fizikal, dan memasukkan salam, mesej, dan tanda keluar. Walau bagaimanapun, sekarang semua orang telah dibanjiri dengan e-mel dengan cara yang pastinya tidak mungkin dengan mel fizikal, peraturan telah berubah.
Untuk satu, tandatangan tidak diperlukan lagi. Mereka masih boleh digunakan untuk komunikasi yang lebih formal, dan apabila memperkenalkan diri, tetapi sebaliknya, tidak perlu mengambil masa untuk memutuskan antara "Terbaik" dan "Hangat." Untuk meletakkannya hanya-kita sudah melepasi itu.
5 Susun mesej anda melalui keutamaan.
Shutterstock
SaneBox adalah satu lagi perisian yang membantu, walaupun tidak percuma (rancangan bermula pada $ 59 untuk tahun ini), mungkin hanya berbaloi. Ia pada asasnya membolehkan anda menyusun e-mel berdasarkan kepada keperluan mereka, termasuk "sekarang, " "kemudian, " dan, bagi nota tersebut yang tidak perlu melihat cahaya hari, "lubang hitam."
6 Melaksanakan Kaedah OHIO.
7 Tetapkan ringkas.
Ingin mendapatkan e-mel keluar dengan lebih cepat? Cuba tolak diri anda dengan jumlah perkataan tetap dalam jawapan anda. Walaupun ini mungkin merasakan pada awalnya, kurang perkataan yang anda gunakan dalam komunikasi anda, lebih banyak masa yang anda akan ada di tangan anda. Walau bagaimanapun, jangan memanjakan dorongan anda untuk melambatkan kata-kata lindung nilai seperti "mungkin" dan "Saya rasa" untuk melembutkan apa yang mungkin kelihatan seperti bahasa kurang upaya pada mulanya berbuat demikian boleh membuat anda nampak kurang berwibawa.
8 Simpan templat mesej.
9 Kosongkan sampah anda pada akhir setiap hari.
Shutterstock
Mengosongkan sampah anda boleh menjadi stres-selepas semua, apabila ia hilang, ia hilang untuk kebaikan. Walau bagaimanapun, jika email benar-benar mendesak dan anda secara tidak sengaja membuangnya, jangan salah: orang yang cuba menghubungi akan menghantarnya semula.
Lebih baik lagi, mengosongkan tong sampah pada penghujung hari membantu memastikan e-mel anda bagus dan kosong semasa anda menyemaknya pada waktu pagi, dan boleh mengurangkan rasa takut yang anda rasa apabila anda membuka peti masuk itu pada awal hari.
10 Gunakan penunjuk akhir mesej.
Menempatkan EOM pada akhir baris subjek - "akhir mesej" -melihat orang yang mesej itu tidak perlu dibuka: maklumat yang diperlukan telah disampaikan. Ia adalah penyelamat masa yang hebat apabila e-mel sedang digunakan hanya sebagai peringatan. Gunakannya, dan menggalakkan orang lain untuk, juga. Tidak perlu membuka satu e-mel tidak mungkin kelihatan seperti penyelamat masa yang besar, tetapi ia menambah.
11 Padamkan mesej yang tidak akan dibaca terlebih dahulu.
Sebelum membuka apa-apa, memadamkan e-mel yang jelas tidak bernilai masa anda. Dan mengingati bahawa sehingga 45 peratus daripada semua e-mel adalah spam, tetapi tidak semestinya membuatnya ke folder spam anda, itu pasti berbaloi untuk mengatasi beberapa kekacauan itu. Dengan membersihkan sesetengah berus, anda akan membuat tugas e-mel yang lain berasa sedikit kurang tertekan. Dan apabila menghadapi tekanan, setiap kali anda mengurangkan jumlahnya.
12 Buat folder fail yang sesuai.
Shutterstock
Kebanyakan alamat e-mel telah dimuatkan dengan beberapa folder-peti masuk, sampah, diarkibkan, dan sebagainya - dan kadang-kadang juga beberapa yang khusus, seperti perjalanan, peribadi, atau perniagaan. Walaupun ini adalah tempat yang bagus untuk bermula ketika datang ke organisasi e-mel, mereka tidak seharusnya menjadi satu-satunya yang anda harapkan untuk memastikan mesej anda teratur. Walaupun anda masih boleh menggunakan folder yang sedia ada, pastikan anda menambah sendiri untuk membantu menyelaraskan carian anda. Buat folder untuk komunikasi peribadi, kenalan PR, atau mesej dari sekolah anak-anak anda dan anda boleh menyimpan maklumat penting yang mereka masukkan tanpa meninggalkan mesej tersebut untuk menyumbat peti masuk anda.
13 Tetapkan peringatan.
Shutterstock
Boomerang adalah aplikasi lain yang boleh dimuat turun yang boleh menyelaraskan peti masuk yang lemah dalam masa yang singkat. Pada mulanya dikenali sebagai Baydin, nama baru lebih sesuai dengan fungsinya: membolehkan pengguna membuang e-mel dari pandangan, hanya untuk memulangkannya apabila anda memerlukannya. Aplikasi percuma akan menghantar mesej bagi pihak anda pada tarikh tertentu-katakan, untuk peringatan mingguan, atau bil bulanan-dan boleh mengeluarkan mesej dari peti masuk anda sehingga mereka perlu ditangani. Di samping itu, ia boleh mengingatkan anda untuk menindaklanjuti mesej yang telah anda hantar.
14 Gunakan pintasan tersuai dan maklum balas terikan.
Shutterstock
Tidak dapat dinafikan bahawa respons terung boleh bunyi robot. Walau bagaimanapun, respon kalengan yang dipersonalisasi boleh menjadi alat menjimatkan masa yang tidak mengorbankan keperibadian anda. Perhatikan komunikasi masa lalu anda untuk melihat frasa mana yang paling anda gunakan, dan buat dokumen untuk menjimatkan masa anda. Malah, untuk pengguna Gmail, kefungsian ini dibina dengan betul-dalam program mel boleh mengingati frasa yang paling sering anda gunakan dalam mesej anda dan membolehkan anda memasukkannya hanya dengan menekan kekunci Tab.
15 Padam selepas penghantaran.
Shutterstock
Kadang-kadang kita dapat menghantar e-mel yang tidak sepatutnya ditujukan kepada kita di tempat pertama. Mungkin ia untuk orang lain di syarikat, atau rakan sebilik yang membayar bil elektrik. Sama ada, ia perlu berada di hadapan bola mata orang lain, bukan milik kita. Sebaliknya hanya memajukan dan melupakan, bagaimanapun, memadam rantai keseluruhan selepas menyampaikan maklumat yang berkaitan bersama. Bukan perniagaan anda, jadi mengapa ia perlu mengambil ruang dalam peti masuk anda?
16 Menggunakan fungsi arkib.
Shutterstock
Jika e-mel anda sudah diturunkan dengan mesej berlebihan, langkah pertama yang baik adalah untuk mengambil terjun dan hanya memadamkan semuanya. Kebanyakannya anda tidak akan pernah berurusan dengannya pada masa ini, dan orang yang sedang menunggu respon mungkin terlupa. Jika anda tidak boleh membawa diri anda bergerak, arahkan ia-lebih baik daripada apa-apa, dan akan membawa anda satu langkah lebih dekat ke mitos "peti masuk sifar."
17 Berhenti berlangganan perkara yang tidak anda baca.
Shutterstock
Pernah melanggan newsletter-atau beberapa letupan e-mel biasa-hanya untuk jatuh cinta dengannya, namun terus menerima mesej yang sedikit lebih daripada menggelepar di bahagian bawah peti masuk anda? Pernah buat itu 10, 20, atau, saya tidak tahu, 200 kali? Jika ya, anda berada dalam syarikat yang baik. Mungkin itulah sebabnya aplikasi percuma, Unroll.me, telah merebak seperti yang dipasarkan di pasaran. Selepas memuat turun, algoritma Unroll.me mengumpulkan semua langganan e-mel anda, yang membolehkan penyisihan mudah dan / atau menyahlanggan. Di samping itu, ciri "Rollup" mereka menawarkan format yang menarik untuk membaca berita penting yang anda suka. Ia juga tidak terhad: perkhidmatan tersedia pada semua peranti.
Untuk mengetahui lebih banyak rahsia yang menakjubkan tentang menjalani kehidupan terbaik anda, klik di sini untuk mengikuti kami di Instagram!
