Enam mata tiga. Itulah berapa jam, menurut satu kajian baru-baru ini yang ditugaskan oleh gergasi teknologi Adobe, bahawa Amerika menghabiskan, rata-rata, menanggapi e-mel setiap hari. Berikan satu lagi cara: Anda menghabiskan keseluruhan pertiga daripada kehidupan awak anda yang terpaku ke peti masuk anda, membalas mesej mesej yang, secara terus terang, boleh diturunkan melalui sembang lima minit IRL. Ada yang perlu diberikan.
Syukurlah, mendapatkan sesuatu untuk diberikan adalah, dalam banyak kes, semudah menekan butang. Dengan melaksanakan satu siri taktik yang cuba dan benar, anda boleh mengurangkan masa yang dibelanjakan untuk e-mel ke apa-apa. Fikirkanlah: berapa banyak masa yang akan anda simpan jika anda tidak perlu memuat turun lampiran secara manual sekali lagi? Atau bagaimana jika anda boleh tarik e-mel cepat-dihantar dari eter, menjimatkan masa (dan panik!) Menghabiskan merangka "Saya menyesal, saya tidak bermaksud untuk menghantar" e-mel itu?
Ya, semua jujitsu Internet ini boleh dilakukan. Kami telah mengumpulkan 17 terbaik e-mel yang menjimatkan, meningkatkan kehidupan, meningkatkan e-mel yang lebih baik di bawah. Oleh itu, baca, kerana peti masuk fasih sifar menanti. Dan untuk lebih banyak cara untuk memanfaatkan sepenuhnya 6.3 jam anda, jangan ketinggalan 15 E-mel Perniagaan Terbuka Dingin yang Tetapkan Anda Apart.
1 Tidak lama lagi berhenti berlangganan.
Shutterstock
Ini satu pertaruhan yang baik dalam peti masuk anda adalah seperti berantakan sebagai asrama kanan semasa peringkat akhir. Betul juga, bahawa kebanyakan kekacauan itu disebabkan oleh e-mel harian atau mingguan dari peruncit, organisasi, dan surat berita lain yang mungkin anda telah mendaftar selama bertahun-tahun. Dengan menggunakan Unroll.me, anda boleh menjejaki semua senarai yang anda mungkin-dan berhenti berlangganan dari mana-mana anda tidak lagi mahu menerima maklumat daripada. Sebenarnya, seorang editor Best Life dapat menggunakan Unroll.me untuk menentukan jumlah langganan yang terlalu banyak. Berapa banyak yang anda akan muncul? Dan berapa banyak yang boleh anda lakukan tanpa?
2 Hidupkan pintasan papan kekunci.
Shutterstock
Kita semua tahu jalan pintas keyboard asas. (Command- A : pilih semua Command- C : copy Command- P : paste dll) Tetapi pengguna Gmail mempunyai keupayaan untuk menghidupkan satu set pintasan canggih. Pertama, pergi ke tetapan. Klik pada tab umum. Pada pertengahan jalan, anda akan melihat pilihan pintasan papan kekunci, dimatikan secara lalai. Hidupkannya, dan anda akan mendapat akses kepada ketukan kekunci mudah ini:
- C : mulakan mesej baharu
- Shift- C : mulakan mesej baharu dalam tetingkap baru
- D : mulakan mesej baharu dalam tab baru
- F : meneruskan mesej
- #: padam mesej
- Shift- I : tandakan mesej sebagai dibaca
- Shift- U : tandakan mesej sebagai belum dibaca
- Command- S : menyimpan mesej
3 Dan kemudian mengautomasikannya.
Shutterstock
Sekiranya anda menghadapi masalah menghafal kompendium pintasan papan kekunci ini, Keyrocket, pemalam Google Chrome, akan mengingatkan anda semasa anda menaip. (Tidak semestinya, tentu saja.) Dan untuk lebih banyak cara untuk menjadi mesin produktiviti, pelajari 15 Cara untuk Double Produktiviti Anda dalam Half the Time.
4 Gunakan hashtags.
Ya, sebenarnya, alat organisasi media sosial yang berfungsi untuk email juga. Buang dalam hashtag atau dua pada akhir tanda tangan anda-sebahagian daripada e-mel yang pada umumnya dipotong, jadi penerima tidak akan melihat atau menilai tag "#workhardplayhard" anda-untuk mencari mudah. Cukup taip hashtag ke dalam medan carian di bahagian atas peti masuk anda dan anda akan muncul setiap e-mel yang dikodkan dengannya.
5 Membolehkan pilihan "tidak semestinya".
Shutterstock
Kita semua ada di sana: anda draf e-mel, hantar ke eter, dan segera sedar, oh tidak, mesej itu tidak bersedia untuk dihantar. Ternyata anda boleh membawa mesej anda kembali dari ambang dengan memasang kelewatan yang membantu. Di Gmail, sebagai contoh, pergi ke bawah tetapan, kemudian umum. Anda akan dapati butang membatalkan sebagai pilihan kelima. Hidupkannya. Anda boleh memilih dari menu drop-down selang 10 saat; mereka akan menentukan berapa banyak masa yang anda miliki sebelum mesej anda dihantar untuk kebaikan.
6 Tetapkan ciri itu hingga 10 saat.
Shutterstock
Petua: jika anda menggunakan e-mel sebagai perkhidmatan mesej segera de facto, kami mengesyorkan menetapkan butang membatalkan hingga 10 saat. Dengan cara itu, jawapan anda tidak akan dihantar pada kelewatan separuh minit. Tidak, 30 saat tidak terdengar seperti itu, tapi katakanlah: Jika perkhidmatan IM anda pilihan (Slack, GChat, Facebook Messenger-apa sahaja!) Yang diadakan setiap mesej yang keluar untuk masa yang lama, kenalan anda dengan cepat akan menjadi penipu.
7 Atau isikan medan "kepada" terakhir.
Shutterstock
Ia adalah kebiasaan yang baik untuk mengamalkan, orang. (Lihat dua slaid sebelumnya.)
8 Gunakan tandatangan ini.
"Untuk e-mel yang bermula dengan salam 'hi' atau 'halo', penutupan seperti 'terbaik' akan konsisten, " kata Patricia Napier-Fitzpatrick, pengasas dan presiden The Etiquette School of New York. "Yang terbaik, 'walaupun terpakai, adalah salah satu penutupan yang paling selamat secara umum, kerana ia tidak sesuai dan wajar secara universal." Betul: Walaupun penggunaannya terlalu banyak, "Best" adalah Cara Terbaik untuk Mendaftar E-mel Anda.
9 Dan tandatangan e-mel ini.
Apabila anda berada di jalan raya, sekurang-kurangnya, anda akan melupakan frasa yang menyakitkan hati ("Sila maafkan kesilapan apa-apa." "Dihantar dari pemproses 1.21 gigawatt saya." "Dihantar dari iPhone saya-sila pertimbangkan persekitaran sebelum mencetak. ") sebagai ganti sesuatu yang mudah, elegan, lurus ke titik:" Dihantar dari jalan raya. " Menurut Ben Dattner, seorang jurulatih eksekutif, ia memeriksa semua kotak itu sementara juga membangkitkan getaran Kerouac-esque. Kecil hairanlah Ini Satu Tanda Tangan Smartphone E-mel Semua Orang Harus Ada.
10 Dan mesej keluar dari pejabat ini.
Menurut Jane Scudder, seorang profesor di sekolah perniagaan Loyala University Chicago, apabila anda mengisi mesej di luar pejabat, inilah format yang perlu anda lakukan untuk:
Terima kasih atas emel anda. Saya OOO dari Selasa, 12 Jun hingga Jumaat, 15 Jun tanpa akses ke e-mel. Jika ini penting, sila hubungi di. Jika tidak, saya akan membalas semua mesej apabila saya kembali .
Untuk butiran tahap nitpick, seperti sama ada untuk menamatkan mesej pada hari terakhir anda atau hari pertama anda kembali-atau sama ada memasukkan nombor telefon tidak-hanya merujuk panduan kami secara terang-terangan juga komprehensif mengenai perkara itu.
11 Tukar ketumpatan paparan.
Pengguna Gmail boleh memilih daripada tiga kepadatan paparan yang berbeza untuk peti masuk mereka: selesa, selesa, dan padat. Ketumpatan paparan tidak menjejaskan jumlah ruang putih antara setiap mesej dalam paparan peti masuk anda. Ia sedikit lebih daripada satu perkara keutamaan, tetapi fikirkannya istilah, baik, kertas panjang. Nyaman adalah seperti jarak berlapis ganda, di mana jarak yang selesa adalah jarak tunggal, dan padat adalah sama dengan jarak separuh berbaris.
12 Jangan lupa arsipkan.
Shutterstock
Anda boleh menghapuskan e-mel dari peti masuk anda tanpa perlu membersihkan sepenuhnya dari kewujudan melalui folder sampah. Dengan "mengarkib" mesej individu, mereka akan segera tersembunyi dari peti masuk anda dan semua folder anda. Tetapi anda masih boleh mengesannya, jika perlu, melalui fungsi carian. Di Gmail, anda boleh mengarkibkan serta-merta mesej selepas membukanya dengan mengklik kecil "x" yang muncul di sebelah baris subjek.
13 Ikuti peraturan dua minit.
Shutterstock
Juara oleh pakar produktiviti semua jalur, peraturan dua minit adalah cara yang pasti untuk menangani tekanan berkaitan e-mel. Begini cara kerjanya: Jika anda boleh membalas dan melupakan e-mel dalam masa dua minit atau kurang, selesaikannya dengan segera. Sekiranya tidak, hantarkannya kemudian.
14 Atur respons e-mel anda.
Untuk mengurangkan jumlah masa yang anda belanjakan terpaku pada skrin yang terperangkap dalam pertukaran-dan-balik pertukaran minda, nyatakan waktu hari anda sebagai "tempoh balas e-mel". (Mungkin satu jam di waktu pagi, dan 90 minit pada waktu petang, mungkin tiga jam selepas makan tengah hari. Apa sahaja yang bekerja untuk anda!) Kemudian, hanya balas e-mel semasa tempoh masa ini dan tidak pernah berada di luar mereka.
15 Masukkan e-mel anda dengan 140 aksara.
Ya, sama seperti Tweet (atau sekurang-kurangnya Tweet revolusi pra-280). Sebagai Andrew Torba, CEO Gab, rangkaian sosial, dinasihatkan dalam jawatan Sederhana, sebaiknya menyimpan e-mel anda sesingkat mungkin. "Saya ingin membantu anda untuk menyelesaikan masalah X. Saya membuat Y dan Z mencadangkan kami menyambungkan Adakah anda bebas untuk berbual?" Tidak ada keperluan untuk salam bunga apa pun.
16 Tetapkan lampiran untuk memuat turun auto.
Shutterstock
Jika ini, maka Itu (IFTTT), aplikasi mengoptimumkan e-mel, boleh membantu anda dalam menetapkan "bahasa" yang khusus, supaya bercakap, yang akan memotong sekumpulan jenis penghalang orang tengah. Sebagai contoh: jika e-mel yang masuk mempunyai lampiran, IFTTT akan memuat turun secara automatik ke Google Drive anda.
17 Jangan balas e-mel selepas jam.
Bukan rahsia lagi bahawa rakyat Amerika terlalu banyak bekerja-dan, seperti kajian Adobe yang mendedahkan, banyak kerja yang terlalu banyak itu berasal dari pengemitan yang kerap. Itulah sebabnya, pada awal tahun ini, ahli majlis bandar raya New York memperkenalkan rang undang-undang yang akan membuatnya menyalahi undang-undang kerana syarikat memerlukan pekerja untuk menyemak e-mel selepas waktu kerja. (Ia diilhamkan oleh undang-undang yang ada sekarang di Perancis, di mana syarikat-syarikat dengan kakitangan yang lebih besar daripada 50 perlu menetapkan garis panduan yang ketat pada kerja selepas waktu, atau mereka menghadapi hukuman kewangan.)
Ari Notis Ari adalah editor kanan, yang mengkhususkan diri dalam berita dan budaya.