Apabila datang ke e-mel, anda mungkin menganggap anda mengetahui semua yang ada. Lagipun, kebanyakan kita menghantar dan menerima purata 121 e-mel setiap hari , menurut firma penyelidikan pasaran teknologi The Radicati Group. Tetapi walaupun anda mungkin membelanjakan sebahagian besar setiap hari untuk bekerja dalam peti masuk anda, anda masih mungkin belajar satu atau dua perkara. Sebenarnya, terdapat satu ton peraturan etiket e-mel yang sering menghalang anda dan banyak orang lain dalam senarai kenalan anda. Mahu pastikan anda bersikap sopan secara elektronik? Inilah peraturan 17 email keemasan yang mungkin anda tidak tahu, tetapi perlu tahu.
1 Bertindak balas apabila anda mendapat e-mel, walaupun anda memerlukan lebih banyak masa.
Shutterstock
Tiada siapa yang menghargai menerima respons pada minggu e-mel selepas mereka menghantarnya. Malah, tinjauan 2018 yang dijalankan oleh firma perunding Toister Performance Solutions mendedahkan bahawa 41 peratus orang menjangkakan tindak balas e-mel daripada rakan sekerja mereka di bawah sejam. (Mula membuat nota permohonan maaf kepada jabatan perakaunan anda sekarang!)
Sudah tentu, beberapa tanggapan e-mel memanggil anda untuk mengunyah pemikiran anda, dan merangka mesej yang diukur. Dalam kes itu, penyelesaiannya mudah: Balas dalam masa beberapa minit untuk membolehkan pengirim mengetahui bahawa anda menerima mesej mereka, tetapi memerlukan sedikit masa untuk menyelesaikan masalah. Dengan cara itu, mereka tahu anda telah mengambil e-mel mereka dan tidak hanya mengabaikan mereka.
2 Gunakan "Balas Semua" dengan berhati-hati.
Shutterstock
Terdapat perbezaan penting antara pilihan "Balas" dan "Balas Semua". Walau bagaimanapun, ramai pengguna e-mel malangnya tidak menyedari itu. Sekiranya anda salah seorang daripada mereka, ketahui bahawa apabila anda memilih yang terakhir, setiap penerima yang CC'd pada mesej asal menerima respons anda-dan, lebih kerap daripada tidak, anda tidak perlu banjir kotak masuk semua orang.
Mesej-mesej massa yang tidak perlu ini adalah satu kesalahan, ada istilah bahasa sehari-hari untuk menggambarkan mereka: "Balas Allpocalypse." Oleh itu, pada masa akan datang anda bertindak balas terhadap e-mel massa, pertimbangkan siapa yang benar-benar perlu membaca respons anda: seluruh syarikat atau hanya pengirim asal?
3 Jika anda mahu maklum balas dari seseorang, jangan CC mereka.
Shutterstock / Jacob Lund
Apabila anda CC seseorang di dalam e-mel - yang bermaksud anda "menyalin karbon" kepada mereka-ia biasanya menunjukkan bahawa anda ingin mengekalkannya dalam perbualan, tetapi tidak semestinya mencari tindak balas daripada mereka. Dan, sebagai profesional latihan Dannielle Walz memberi amaran, menyalahgunakan pilihan CC boleh menyebabkan isu komunikasi.
"Dengan menghantar e-mel kepada rakan-rakan anda ke banyak e-mel, mereka mungkin akan mula melihat e-mel anda sebagai penting dan boleh meletakkannya terus ke dalam 'folder rujukan' atau 'baca folder kemudian, '" tulisnya di pos LinkedIn. "Ini mungkin membawa kepada maklumat penting yang terlepas pada masa depan."
Jadi, jika anda menjangkakan tindak balas daripada seseorang, letakkan alamat e-mel mereka dalam medan "Kepada", dan gunakan fungsi "CC" dengan berhati-hati.
4 Memahami bila dan bila tidak menggunakan BCC.
Shutterstock
Bidang BCC adalah lebih rumit, sentiasa menghindari bahkan pengguna e-mel yang paling berpengalaman. Tetapi mari memecahnya: BCC bermaksud "salinan karbon buta, " jadi, sementara itu sama dengan CC-ing, BCC-ing tidak memaparkan e-mel orang tersebut kepada penerima lain, yang bermaksud tidak ada orang lain di rantai yang akan melihat bahawa anda termasuk mereka.
Oleh itu, adakah anda boleh gunakan BCC? Majalah Hillel Fuld of Inc. mengatakan bahawa ia adalah benar-benar untuk e-mel massa atau apabila seseorang memperkenalkan anda melalui e-mel kepada orang lain.
"Dalam setiap kes lain, apabila anda menghantar e-mel seseorang dan BCC kepada orang lain, anda tidak jujur-suka atau tidak, " nota Fuld. "Anda menghantar e-mel kepada Orang X dan tanpa mereka mengetahui, membiarkan Orang Y mendengar cakap di perbualan anda. Orang X tidak tahu bahawa orang lain sedang membaca e-mel ini, tetapi pada hakikatnya, anda secara rahsia menghantarnya kepada orang lain juga."
5 Gunakan tanda seru dengan berhati-hati.
Shutterstock
Ia mudah untuk membuang tanda seru dalam e-mel anda di sini dan di sana, tetapi cuba untuk tidak membiasakannya. Walaupun mereka secara historis digunakan untuk menunjukkan keseronokan, dalam e-mel, tanda seru boleh dengan mudah disalah anggap sebagai foniness atau agresif pasif.
"Penggunaan tanda seru yang tidak perlu di dalam e-mel dengan mudah boleh memusnahkan makna asas teks anda, " kata Anna Verasai mengenai HR Digest . "Gunakan hanya apabila anda perlu menekankan sesuatu yang penting. Fikirkan bagaimana pembaca anda boleh mentafsirkan mesej apabila mereka membacanya."
6 Berhati-hati dengan penggunaan jenaka anda.
Shutterstock
Semua orang suka lelucon yang baik setiap saat dan kemudian, tetapi kerana nada boleh disalah anggap apabila tidak bersesuaian dengan orang, lebih baik untuk meninggalkan jenaka daripada e-mel anda. "Rizab humor untuk panggilan telefon atau secara peribadi, " profesor penulisan perniagaan, David Silverman, menulis dalam Harvard Business Review . "Dengan cara itu, apabila ada keheningan di hujung garis atau di meja persidangan yang jauh, saya boleh berkata, 'Saya rasa anda mungkin tidak menyedari betapa lucu saya menganggap diri saya berada, dan, memandangkan itu, saya percaya saya akan berhenti sekarang. '"
Tetapi serius: Satu kajian 2005 yang diterbitkan dalam Jurnal Kepribadian dan Psikologi Sosial mendedahkan bahawa, sementara penghantar meramalkan bahawa penerima mereka dapat dengan tepat menguraikan nada mereka 80 peratus masa itu, penerima sebenarnya hanya dapat membaca dengan tepat nada 56 peratus daripada masa.
7 Langkau slang.
Shutterstock
Dengan peningkatan pemesejan segera, bentuk bahasa bahasa yang dipendekkan telah menjadi lebih banyak digunakan seperti "u" untuk "anda, " atau "ingin" bukannya "mahu." Tetapi, seperti humor tidak kerap melekat ketika datang ke email, slang adalah yang tidak sama. Menurut satu kaji selidik OnePoll, 37 peratus orang berpendapat pemakaian slanga di tempat kerja tidak boleh diterima, dan 55 peratus berkata melangkau "lol" ketika menghantar e-mel kepada bos anda.
8 Perhatikan garis subjek.
Shutterstock
Garis subjek adalah mudah, tetapi perlu. Dan sejak majoriti e-mel dibaca pada peranti mudah alih-55 peratus, menurut e-mel kepada syarikat penghantaran E-mail Return Path-penting untuk mencubanya. Barisan subjek ringkas, ringkas, dan langsung adalah yang terbaik. Tujuan e-mel anda harus dinyatakan dengan jelas dan anda harus membatasinya kepada lima perkataan atau kurang, kerana peranti mudah alih memotong kata-kata setelah itu.
9 Termasuk tanda tangan.
Shutterstock
Pernahkah anda mendapat e-mel dari seseorang dan bertanya-tanya, "Siapa ini?" Walaupun alamat penghantar dapat memberi anda beberapa petunjuk tentang siapa mereka, kadang-kadang ia tidak mencukupi. Tandatangan di akhir e-mel anda dengan segera boleh memaklumkan penerima siapa anda, apa yang anda lakukan, dan bagaimana mereka boleh menghubungi anda lagi.
Orang-orang di agensi pemasaran bersepadu Ocreative mengatakan bahawa memiliki kotak tandatangan e-mel adalah "seperti menyerahkan seseorang kad perniagaan setiap kali anda menghantar e-mel." Sekiranya anda belum mempunyai satu lagi, tambahkan tanda tangan yang termasuk nama lengkap anda, kedudukan, nombor telefon, e-mel, laman web, dan logo perniagaan.
10 Ingatlah untuk KISS (simpan ringkas dan ringkas).
Shutterstock
Kaedah KISS adalah sesuatu yang kebanyakan kita diajar di sekolah rendah, tetapi itu tidak bermakna ia kurang penting dalam kehidupan. Boomerang, aplikasi produktiviti e-mel, meneliti kaedah utama untuk mendapatkan lebih banyak respons e-mel. Takeaway terbesar mereka? Lebih baik menulis seperti anda berusia lapan tahun.
Penyelidikan mereka mendapati bahawa e-mel yang ditulis pada tahap bacaan kelas ketiga adalah 36 peratus lebih mungkin untuk dijawab daripada yang ditulis di peringkat bacaan perguruan.
11 Bawa perhatian pada lampiran.
Shutterstock
Lampiran kadangkala merupakan sebahagian daripada proses e-mel yang diperlukan, tetapi anda harus tahu dengan lengkap cara menggunakannya sebelum dilampirkan dengan meninggalkannya. Dalam rantaian e-mel yang panjang, mereka kadang-kadang boleh pergi tanpa disedari atau diabaikan, dan lampiran yang tidak dijangka cenderung juga tidak dibuka kerana penerima berhati-hati terhadap virus elektronik.
Penyelesaian terbaik ialah memanggil lampiran anda di dalam badan e-mel anda. Grammarly mengatakan cara terbaik untuk memberitahu penerima lampiran adalah menyertakan mesej di akhir e-mel anda yang mengatakan sesuatu di sepanjang baris "Saya telah melampirkan" atau "Sila rujuk kepada yang dilampirkan untuk maklumat lanjut."
12 Standardkan font anda.
Shutterstock
Semasa bermain-main dengan gaya dan warna fon boleh bersenang-senang, tidak ada tempat untuk Comic Sans berwarna merah jambu terang di dunia profesional. Kerana ternyata, penggunaan fon sangat penting apabila ia berkaitan dengan komunikasi digital, menurut Colin Wheildon, pengarang Jenis & Layout: Adakah Anda Berkomunikasi atau Membuat Pretty Bentuk? "Ia mungkin untuk meniup tiga perempat daripada pembaca kami hanya dengan memilih jenis yang salah, " katanya kepada Writers & Artists Amerika.
Jadi fon apa yang harus anda lekat ketika datang ke e-mel? MageMail mengesyorkan Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS, atau Arial.
13 Membaca semua perkara.
Shutterstock
Apabila menulis e-mel, peluangnya, anda akan membuat kesilapan; Lagipun, anda hanya manusia. Walau bagaimanapun, kesilapan tidak selalunya kelihatan masa lampau ketika datang ke e-mel kerja. Dalam tinjauan Grammarly hampir 2, 000 responden, 67 peratus mengatakan tidak baik untuk membuat kesilapan dalam e-mel, manakala hanya 6 peratus menganggap ia adalah kesilapan yang boleh diterima.
14 Masukkan alamat e-mel yang terakhir.
Shutterstock
Cara paling mudah untuk memastikan anda tidak menghantar e-mel sebelum ia sudah siap atau sebelum ia dibersihkan daripada kesilapan apa-apa? Tunggu sehingga segala-galanya berada dalam bentuk teratas sebelum memasukkan alamat e-mel penerima. Seperti yang anda tahu, membuat kesilapan e-mel adalah salah satu yang paling mudah cara untuk membuat kesan yang salah.
"Bukan hanya profesionalisme yang menjadi masalah, " kata Karen Kessler, presiden Evergreen Partners, kepada Forbes . "Apa yang dipertaruhkan adalah reputasi pekerja dan syarikat atau organisasi. Kami telah melihat keputusan e-mel yang buruk membawa kepada akibat negatif bagi pemecatan pekerja-dan bagi pertubuhan itu sebagai litigasi."
15 Dan teliti cek nama penerima anda.
Shutterstock
Salah satu kesilapan besar yang harus anda elakkan adalah ejaan nama penerima anda salah, jadi pastikan untuk memeriksa tiga kali sebelum anda memukul hantar. Ramai orang melihat perbuatan salah guna nama sebagai malas dan tidak konsisten, terutama ketika ejaan yang betul berada di alamat e-mel. Apa yang perlu anda lakukan jika anda secara tidak sengaja membuat kesilapan itu? Kathryn Shanley, pemilik Red Red Pen Editing, mengatakan permohonan maaf segera adalah kunci untuk mengekalkan kredibiliti anda.
16 Untuk perniagaan profesional, gunakan alamat e-mel profesional.
Shutterstock
Walaupun alamat e-mel peribadi adalah baik untuk digunakan apabila sepadan dengan rakan atau keluarga, simpannya dari dunia perniagaan profesional. Ini amat penting dalam situasi penjual pengguna. Satu tinjauan GoDaddy tahun 2016 dari 1, 000 orang Amerika mendedahkan bahawa 75 peratus percaya bahawa memiliki e-mel profesional adalah faktor penting dalam mempercayai perniagaan dalam talian, dan 33 peratus akan meragui legitimasi penjual jika mereka menggunakan alamat e-mel peribadi.
"Anda tidak akan lupa kesan pertama, sama ada dalam kehidupan sebenar atau dalam talian, " kata ketua pegawai produk GoDaddy, Steven Aldrich, dalam satu kenyataan. "Selalunya interaksi langsung pertama anda dengan pelanggan berlaku melalui e-mel dan begitu profesional dalam konteks ini sangat penting."
17 Ingat bahawa apa-apa boleh dikongsi.
Shutterstock
Sama ada menerusi penghantaran, BCC-ing, atau hanya menyalakan telefon anda di wajah seseorang, penting untuk diingat bahawa apa-apa yang anda tulis dalam e-mel dapat dilihat oleh seseorang selain penerima yang dimaksudkan. Oleh itu, semua e-komunikasi anda harus profesional dan bebas risiko. Lagipun, e-mel boleh diterima di mahkamah, jadi sebaiknya jangan hantar apa-apa yang boleh digunakan terhadap anda kemudian. Dan untuk lebih banyak cara untuk memperbaiki kehidupan kerja anda, lihat 25 Trik Genius untuk Bekerja Lebih Pintar dan Tidak Lebih Keras.
Untuk mengetahui lebih banyak rahsia yang menakjubkan tentang menjalani kehidupan terbaik anda, klik di sini untuk mengikuti kami di Instagram!
Kali Coleman Kali adalah penolong editor di Best Life.