Daripada semua perkara yang menyebabkan jumlah tekanan yang tidak masuk akal dalam hidup, email pastinya menjadi masalah besar. Dan dengan mengambil kira bahawa satu kajian mendapati 28 peratus daripada minggu kerja rata-rata dibelanjakan untuk membaca dan memberi respons kepada e-mel, sudah tentu sesuatu yang patut dicuba untuk mencari cara untuk mendapatkan pegangan yang lebih baik. Sama ada e-mel lewat malam dari bos anda yang memandu anda ke dinding atau hanya jumlah e-mel yang menyumbat peti masuk anda secara amnya, berikut adalah 27 cara anda boleh mula menjadi pengguna e-mel tanpa tekanan sekarang. Dan untuk lebih banyak cara untuk menguasai seni ini, kita semua terharu untuk setiap hari, lihat 17 Hacks Email Genius yang Akan Meningkatkan Hidup Anda.
1 Nyahlanggan. Berhenti berlangganan. Berhenti berlangganan.
Shutterstock
Anda sudah mendapat banyak e-mel daripada orang yang anda kenali, jadi semua e-mel yang datang dari kedai, penerbitan dalam talian, dan tempat rawak lain hanya mengecilkan peti masuk anda. Teruskan dan hentikan langganan tempat yang anda tidak peduli. Dan jika terdapat terlalu banyak kemungkinan untuk mengendalikannya sendiri, gunakan perkhidmatan seperti Unroll.me yang dapat membantu anda menyingkirkan peti masuk anda dari beratus-ratus langganan tertekan dalam beberapa minit.
2 Tinggal di luar talian semasa bercuti.
Percutian bermaksud tidak perlu mendengar permintaan tunggal daripada anda, walaupun dalam bentuk e-mel. Jadi mengapa anda masih menyemak semasa waktu anda? Yang kedua anda pergi untuk perjalanan anda, menghidupkan mesej di luar pejabat untuk sesiapa yang menghantar sesuatu cara anda-dan jangan anda berani berfikir tentang semak masuk. Pasti, pengurus bukanlah yang terbaik untuk memberikan pekerja mereka secara peribadi ruang ketika mereka berada di luar jam, tetapi anda mempunyai hak untuk menikmati e-mel kosong anda dan bebas stres. Detox digital, sini anda datang. Dan untuk cara yang lebih hebat untuk membuat sebahagian besar email anda, lihat 15 Cara Anda Menulis E-mel Salah.
3 Pergi pen-dan-kertas.
Shutterstock
Kadang-kadang menjadi pengguna e-mel yang tegar bermaksud melangkah jauh dari teknologi dan meraih pena dan kertas yang baik. Mengikut penyelidikan dari Harvard Business School, menyenaraikan "senarai tindak balas" mengenai apa yang dihantar oleh e-mel yang anda perlukan untuk membantu anda mendapatkannya dengan lebih berkesan. Sebaik sahaja anda telah membuat senarai anda, bertindak balas kepada apa yang sebenarnya perlu dijawab dan lupakan selebihnya.
4 Gunakan ciri "Jawab Pintar" Gmail.
5 Hadkan e-mel anda ke satu peranti.
Hari ini, anda mempunyai akses ke e-mel anda di mana-mana sahaja anda menghidupkan: komputer riba anda, telefon anda, tablet anda, dan jam pintar anda (jika, anda tahu, anda mempunyai salah satu dari mereka). Ya, itu banyak pemberitahuan. Satu tinjauan dari Pusat Kerja Masa Depan mendapati mereka yang menerima e-mel pada peranti mereka mempunyai tahap tekanan yang lebih tinggi-data terlalu banyak untuk satu orang untuk mengendalikan dan masih tetap waras. Sebaliknya, cuba semak semakan e-mel anda pada satu peranti, bukan semuanya. Dan untuk lebih banyak cara untuk menguasai seni seharian ini, jangan lewatkan 15 E-mel Perniagaan Terbuka Dingin yang Mengetatkan Anda Selain.
6 Hanya periksa e-mel anda pada masa-masa tertentu.
7 Dan jangan sekali-kali jangan periksa pada waktu pagi atau pada waktu malam.
Shutterstock
Teknologi membolehkan orang ramai bekerja 24/7 jika mereka mahu: anda benar-benar tidak perlu mematikan. Sudah pasti perkara yang baik untuk memastikan bahagian-bahagian hari bebas e-mel anda, walaupun. Menurut orang-orang di Pusat Kerja Masa Depan, peserta kajian berkata menyemak mesej mereka pada waktu pagi atau malam pada waktu malam menaikkan tahap tekanan mereka. Dan bagaimana tidak? Anda melihat perkara-perkara yang menghasilkan lebih banyak tekanan daripada atasan, kenalan, dan orang lain dalam hidup anda. Dengan mematikan, akhirnya anda akan memberi diri anda peluang untuk menghidupkan semula.
8 Isikan medan "kepada" yang terakhir.
Shutterstock
Berapa kali anda menghantar e-mel sebelum anda bersedia untuk menghantarnya? Atau menyedari anda membuat kesilapan selepas mengetuk butang itu? Seperti mana yang boleh dibuktikan, itu bukan perasaan yang baik. Gmail mempunyai ciri "Buat Semula" yang membolehkan anda, untuk masa yang singkat, untuk menghantar "e-mel", tetapi ada satu cara mudah untuk mengelakkan sebarang kecelakaan di tempat pertama. Sehingga e-mel anda adalah proofread dan bersedia untuk pergi, tinggalkan medan "Kepada" kosong. Kemudian, apabila anda sudah bersedia untuk menghantar, anda boleh menaip nama penerima dan mendapatkan e-mel anda tanpa apa-apa yang salah.
9 Jangan tinggalkan e-mel anda sepanjang hari.
Sekiranya anda jenis orang yang selalu membuka e-mel mereka dan terus-menerus mengalihkan mesej masuk saya, hentikan kebiasaan itu dengan serta-merta. Menurut data tinjauan dari Pusat Kerja Masa Depan, mereka yang menonton e-mel mereka sepanjang hari mengalami lebih banyak tekanan daripada email tersebut. Jadi pastikan daftar masuk anda minimum untuk mengurangkan tekanan anda.
10 Pergi ke dalam peti masuk anda agar dapat.
Adalah biasa untuk melalui peti masuk anda mencari e-mel keutamaan yang paling tinggi untuk bertindak balas terlebih dahulu, tetapi menurut penulis Brian Christian, itu hanya akan menjadi pembuang masa yang besar. Sebaliknya, dia berkata untuk memulakan di bahagian atas kemudian kerja jalan ke bawah, memutuskan apa yang perlu dijawab dan apa yang tidak sampai anda dapat sepanjang jalan.
11 Tetapkan perhentian yang keras.
Mengatakan bahawa anda tidak akan menyemak e-mel anda pada waktu malam mungkin berfungsi, tetapi anda tahu apa yang berfungsi lebih baik? Menetapkan masa pemotongan sebenar yang anda tidak dibenarkan untuk mengimbas kembali peti masuk anda. Daripada meninggalkan peraturan begitu terbuka, mempunyai masa yang tepat untuk menutup dan menikmati malam percuma e-mel anda membuat perbezaan besar dalam tahap tekanan anda. Dan untuk lebih banyak cara untuk memusnahkan dan berteknologi tinggi, pelajari 20 Cara Genius untuk Membunuh Masa tanpa Telefon Pintar.
12 Pemberitahuan senyap.
Tidak kira berapa kali anda menetapkan untuk memeriksa e-mel anda sepanjang hari, anda tidak sepatutnya mempunyai pemberitahuan itu. Mari kita nyata: melihat mereka yang akan muncul tidak dapat dinafikan masih menegaskan anda. Hanya mematikannya dan menjaga desktop dan telefon anda lebih senyap membuat semua perbezaan dalam kesejahteraan anda.
13 Pastikan peti masuk anda bersih dan teratur.
Shutterstock
Sama seperti anda akan menyimpan ruang kerja anda bersih, anda juga mahu menyimpan peti masuk anda. Menurut penyelidikan dari University of Michigan, satu cara untuk membantu menguruskan tekanan e-mel adalah untuk mengambil kesempatan daripada beberapa penganjur dalaman yang tersedia untuk anda di dalam peti masuk anda. Buat folder untuk mengatur e-mel anda mengikut kategori, label dan aturkan e-mel anda, dan sediakan penapis untuk menyusun e-mel apabila mereka masuk ke peti masuk anda.
14 Jangan baca e-mel pada hujung minggu.
Sekiranya anda tidak merasa seperti anda bekerja pada hujung minggu jika anda hanya menyimpan tab pada e-mel apa yang masuk, tetapi dengan melakukan itu, anda tidak membenarkan diri anda benar-benar mematikan dan menghidupkan kembali untuk minggu yang akan datang. Jika godaan selalu ada, hapuskan aplikasi Gmail anda dari telefon anda pada hari Jumaat selepas kerja dan letakkan semula pada hari Isnin. (Masa terdesak memerlukan langkah-langkah terdesak.) Atau, sediakan perkhidmatan yang menjeda peti masuk anda.
15 Jeda peti masuk anda.
Untuk menjeda peti masuk anda, gunakan alat seperti Jeda Jeda Kotak masuk, yang berfungsi untuk Gmail dan Outlook. Pada dasarnya, ia menghentikan sebarang e-mel baru dari masuk sehingga anda membuat keputusan untuk membolehkannya lagi. Sama ada pada siang hari apabila anda cuba menikmati hujung minggu anda, ia pasti akan memberi anda ketenangan fikiran.
16 Mengambil kesempatan daripada perkhidmatan e-mel yang dianjurkan.
Shutterstock
Jika hanya melihat peti masuk anda membuat anda merasa terharu kerana beratus-ratus e-mel yang belum dibuka yang masih belum anda lalui, gunakan perkhidmatan seperti Box Sane. Ia membantu anda membersihkan peti masuk anda dan mengatur apa yang ada di sana, meletakkan e-mel penting di mana anda dapat melihatnya, menghantar e-mel yang mengganggu ke folder yang boleh anda lihat kemudian, dan meletakkan surat berita dan langganan semua dalam satu tempat. Pada dasarnya, ia akan menjadi BFF yang menentang tekanan anda. Dan untuk lebih banyak cara untuk mendapatkan dari bawah pistol tekanan teknologi, pelajari 20 Cara Media Sosial Menekankan Kami.
17 Susun kotak masuk anda melalui aplikasi.
Salah satu cara termudah untuk menyusun peti masuk anda adalah melakukannya melalui Sortd, yang membolehkan anda meletakkan segala-galanya bersebelahan. Dengan peti masuk anda di sebelah kiri dan senarai kategori di sebelah kanan, anda boleh menyeret e-mel ke bahagian yang disesuaikan yang berbeza-seperti "lakukan" dan "selesai" -kemudian anda boleh mendapatkan visual kurang tertekan pada peti masuk anda.
18 Jangan tidur di BCC.
Shutterstock
Pernahkah anda terperangkap dalam web e-mel yang anda mahu sama sekali tidak ada kaitan dengan? Kadang-kadang jika anda membuat pengenalan di antara dua orang, anda berakhir di benang mereka untuk hidup dan terus mendapatkan ping tentang hal-hal yang tidak berlaku kepada anda. Sekiranya anda pernah menjadi salah seorang dari orang-orang di belakang dan sebagainya, simpan roda ketiga tekanan tertentu dan gerakkannya ke BCC-"salinan karbon buta" selepas pengenalan. Dan jika anda orang yang terperangkap dalam kegilaan, tanyakan jika orang lain dalam kumpulan itu boleh menambah anda ke BCC untuk menghalang anda dari gelung.
19 Bercakap dengan bos anda.
Shutterstock
Sekiranya tidak mengetahui apa yang diharapkan bos anda tentang menjawab e-mel selepas waktu menegaskan anda, berbual dengan mereka mengenai apa yang mereka cari pada masa respons, kata penyelidik dari Michigan State University. Semoga mereka menghargai keseimbangan kerja-hidup dan tidak mengharapkan anda kembali kepada mereka tentang perkara-perkara yang terlambat pada waktu malam atau pada hujung minggu, membiarkan anda berehat sepenuhnya apabila anda berada di luar tugas. Dan jika anda ingin memastikan convo pergi berenang, bersiaplah dengan membosankan dalam 15 Signs Your Boss Is a Psychopath.
20 Ambil "percutian e-mel."
Kadang-kadang ia boleh menjadi sangat sukar untuk mendapatkan perkara yang dilakukan hanya mengetahui e-mel anda di sana menunggu anda mengimbas. Sekiranya anda memerlukan masa yang tidak terganggu untuk mengerjakan sesuatu projek, beritahukan kepada pasukan anda semasa anda mengambil e-mel bercuti bercuti selama setengah hari untuk memberi tumpuan dan mendapatkan pekerjaan anda-mencadangkan penyelidik dari University of Michigan.
21 Simpan perkara yang dianjurkan oleh tarikh akhir.
22 Gunakan Peraturan 3-Kedua
Shutterstock
Tidak, peraturan ini tiada kaitan dengan makanan yang jatuh di atas lantai. Menurut John M. Grohol, Psy.D., orang membazir banyak masa untuk mencari tahu apa yang perlu dilakukan dengan e-mel tertentu. Sebaliknya, proses itu tidak boleh mengambil masa lebih daripada tiga saat. Untuk mengekalkan tahap stres anda, cepat memutuskan apakah anda ingin membalas, memadam, mengarkibkan atau menyimpan e-mel untuk kemudian. Ia mungkin kelihatan seperti keputusan yang tergesa-gesa, tetapi ia akan membantu anda membajak peti masuk anda dengan lebih cepat.
23 Gunakan ciri jadual.
Shutterstock
Kadang-kadang apabila ada sesuatu yang tidak mendesak, anda tidak suka melakukan menghantar e-mel ke belakang mengenainya segera. Sebaliknya, hilangkan tekanan dengan menulis dan menjadualkannya untuk menghantar beberapa hari kemudian, mengesyorkan orang dari Harvard Business School. Dengan cara itu, anda dapat melepaskan dada anda tetapi anda masih mendapat sedikit masa sebelum anda perlu berurusan dengannya lagi.
24 Tukar e-mel "belum dibaca" untuk "baca" secara pukal
Shutterstock
Sebaik sahaja anda memukul sebilangan e-mel yang belum dibaca, anda tidak akan kembali: anda tidak akan membuat jalan anda melalui mereka semua, dan dalam semua kejujuran, anda mungkin sudah pun menangani orang yang sangat penting lagi. Untuk mengurangkan stres yang datang daripada melihat "3, 478 e-mel belum dibaca" muncul setiap hari, mengubahnya untuk dibaca secara pukal. Setiap sistem e-mel adalah berbeza, tetapi prosesnya biasanya agak mudah. (Anda juga boleh memadamnya secara massal, tetapi itu mungkin lebih menegaskan bahawa mereka hanya… pergi.)
25 Mengekalkan perpecahan peribadi-kerja.
Shutterstock
Sukar untuk menjaga perkara yang lurus apabila anda mempunyai e-mel dan e-mel peribadi anda semua dalam satu tempat. Menurut Pakar produktiviti Paula Rizzo, itulah sebabnya mengapa anda perlu mencuba yang paling mutlak anda untuk memisahkannya. "Dengan cara itu, anda akan berada dalam mindset yang berbeza apabila anda melihat setiap daripada mereka, menjadikannya lebih mudah untuk dikawal apabila anda mengetahui jenis e-mel yang akan anda lihat sebelum anda membuka peti masuk anda., " dia berkata.
26 Jangan lupa mengabaikan e-mel tertentu.
Shutterstock
Ia mungkin merasakan menakutkan e-mel, tetapi percaya atau tidak, tidak semuanya perlu dijawab. Sekiranya anda mengambilnya dari penyelidik Harvard Business School, ini cara mudah untuk menghilangkan tekanan: Jika ada yang penting, itu sesuatu yang akan muncul lagi.
27 Jangan menyelesaikan konflik melalui e-mel.
Duel itu melalui e-mel mungkin berbunyi jauh lebih baik daripada melakukannya secara bersemuka, tetapi tidak pernah berakhir dengan baik. Menurut penyelidikan dari University of Michigan, idea yang buruk untuk menyelesaikan konflik dalam peti masuk anda dan hanya akan menyebabkan anda lebih banyak tekanan pada akhirnya. Sebaliknya, sama ada bertemu sendiri atau hubungi mereka untuk mendapatkan perkara yang dikendalikan dengan cara yang lebih berkesan. Dan untuk kebijaksanaan pejabat yang lebih menakjubkan, pelajari 60 Hacks Produktiviti 60-Kedua Terbaik.
