Hari bercuti. Hari yang sakit. Hari peribadi. Cuti. Untuk keraguan potensi bos anda, ini adalah tidak dapat dielakkan imbangan kerja-kehidupan: Anda akan menghabiskan masa jauh dari meja anda-dan ia akan menjadi lebih daripada sekadar rehat tengah hari. Dan untuk berjuta-juta pekerja pejabat di luar sana, satu perkara yang sangat penting untuk hari-hari anda tidak dirantai ke papan kekunci: Mesej luar pejabat.
Sekarang, menyusun mesej luar pejabat yang sempurna adalah seni seperti ilmu pengetahuan. Ia harus profesional, ringkas namun bermaklumat, tumpul namun sopan. "Kuncinya adalah untuk menjelaskan lima perkara berikut, " kata Jane Scudder, seorang pensyarah hidup, kepimpinan, dan jurulatih kerjaya, dan profesor di sekolah perniagaan Loyola University Chicago. "Apabila anda keluar, apabila anda kembali, jika anda menyemak e-mel atau tidak, jika anda boleh didapati melalui telefon atau tidak dan siapa yang boleh menghubungi semasa anda tidak hadir." Selepas itu, dia berkata, "Selebihnya hanya gaya!"
Dengan itu, inilah format yang disyorkannya yang akan berfungsi untuk sebarang keadaan:
Terima kasih atas emel anda. Saya OOO dari Rabu, 15 November hingga Jumaat, 17 November tanpa akses ke e-mel. Jika ini penting, sila hubungi di. Jika tidak, saya akan membalas semua mesej apabila saya kembali .
Seperti yang anda dapat lihat, anda tidak perlu mengatakan mengapa anda keluar; Itu bukan urusan seseorang tetapi milik anda dan, bergantung pada keadaan, bos anda. Scudder juga pasti ambil perhatian bahawa menandakan ketersediaan telefon atau e-mel anda adalah pilihan, juga, tetapi ia adalah baik untuk "menunjukkan anda akan memeriksa secara berselang-seli." Anda juga dapat melihat bahawa ia "semua mesej" dan bukan "mesej anda." Walaupun ia mungkin menggoda untuk memperibadikan mesej luar pejabat anda, menggunakan "semua mesej" akan memberi penerima peringatan halus bahawa, hei, anda sedang menguraikan melalui banyak e-mel-mungkin mengambil sedikit masa untuk bertindak balas.
Akhirnya, nota mengenai tarikh. Terdapat beberapa perselisihan rajah tentang apa julat tarikh dalam mesej anda bermakna: Adakah tarikh kedua menunjukkan anda kembali pada hari itu atau bahawa hari terakhir anda akan keluar? Mengenai ini, Scudder tegas: Ia menunjukkan hari terakhir anda akan keluar.
Beberapa peraturan tambahan perlu diingat: Jika waktu anda menjangkau hujung minggu, dan anda akan kembali pada perkara pertama yang mengisar hari Isnin, tidak perlu menyenaraikan hari Ahad sebelumnya pada mesej luar pejabat anda; kebanyakan orang tidak bekerja pada hujung minggu, jadi Jumaat sebelum ini baik-baik saja. Tetapi, jika anda kembali pada hari kemudian dalam seminggu, pastikan anda memasukkan hujung minggu di ruang masa anda, seperti: dari Rabu, 15 November hingga Selasa, 21 November .
Sekarang bahawa anda telah menguasai penggubalan mesej luar pejabat, baca tentang mengapa anda harus mempertimbangkan untuk meninggalkannya sepanjang masa-dari seseorang yang meninggalkannya secara kekal.
Untuk nasihat lebih lanjut mengenai menjalani kehidupan terbaik anda, ikuti kami di Facebook sekarang!
Ari Notis Ari adalah editor kanan, yang mengkhususkan diri dalam berita dan budaya.